ابتدا دانشجو می بایست به دانشکده محل تحصیل خود مراجعه نموده و درخواست کتبی خود را به معاونت آموزشی دانشکده ارائه نماید. پس از اعلام نظر از حراست دانشگاه لازم است دانشجو فرم تقاضای سفر را تکمیل نموده به اداره کل حراست - واحد حفاظت پرسنلی تحویل نماید .
دانشجو لازم است بعد از سفر بازگشت خود را اعلام نموده و فرم گزارش سفر را تکمیل و به اداره کل حراست - واحد حفاظت پرسنلی تحویل نماید .